Qu’est-ce-que la durée de conservation des documents en entreprise ?
Les lois françaises réglementent les durées de conservation des documents selon leur nature. En effet, la loi indique les durées minimales durant lesquelles vous devez conserver les documents comptables et administratifs de votre entreprise. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. Votre entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s’ils contiennent des données personnelles, dans ce cas c’est notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Pendant ce délai, l’administration peut mener des contrôles. Pendant ces délais, vous pouvez exercer un droit. Par exemple, elle peut demander un remboursement en droit de la consommation, un délai durant lequel on peut vous réclamer quelque chose, payer une amende. Vous pouvez garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice. En effet, il s’agit également du délai prévu par la loi pour saisir la justice en cas de préjudice. Passé ce délai, la justice ne peut plus être saisie. On parle dans ce cas de prescription (expiration d’un droit après un certain délai).
Nous vous expliquons tout sur le délai de conservation de chaque document et sur la raison de la conservation de ce document. Cet article vise à vous aiguiller sur la gestion comptable de votre entreprise et à bien comprendre pourquoi ce délai de prescription est important en droit français.
Durée de conservation des documents comptables
Les pièces comptables d’une entreprise sont les documents issus de l’outil de comptabilité ainsi que les documents justificatifs des achats et des ventes, des produits ou des charges dans une entreprise. Ces documents servent à la préparation des bilans comptables chaque année. Le risque sur ces documents est commercial dans la mesure où un client ou un fournisseur ayant subi un préjudice peut demander sa réparation auprès du tribunal commercial pendant une durée de 10 ans à compter du préjudice subi et de la connaissance de ce dernier.
Lorsque ces documents sont reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération.
Délai de conservation des documents fiscaux
Les documents fiscaux regroupent les déclarations fiscales, les impôts et les taxes directs, indirects et locaux. En effet, chaque année, votre société établit une liasse fiscale dans laquelle elle déclare le bénéfice de l’année et l’impôt sur les sociétés à payer le cas échéant. Votre société règle également des impôts locaux comme la CFE (cotisation foncière des entreprises) et la CVAE (cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises), déclare et paie la TVA (taxe sur la valeur ajoutée), etc. Les documents ou pièces qui peuvent servir à l’administration fiscale pour ses besoins de contrôle fiscal sont conservés pendant un délai de 6 ans. En fiscalité, la prescription est de 3 années, cependant l’administration fiscale peut remonter à une durée supérieure en cas de déficits reportables, de crédits d’impôts, etc.
Ce délai commence à partir :
- de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,
- ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
A titre d’exemple, les éléments concernant les revenus de 2017, déclarés en 2018, doivent être conservés jusqu’à fin 2023.
Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).
Durée de conservation des documents juridiques
Les documents juridiques de l’entreprise sont nombreux, ils sont régis par le droit des sociétés. Ces documents sont la transcription juridique de la vie de l’entreprise, son actionnariat, ses statuts, les procès-verbaux d’assemblées générales, les comptes annuels de l’entreprise, les registres des titres, etc. Ces documents constituent le dossier permanent de votre entreprise, et suivent cette dernière pendant toute sa durée de vie.
Ces documents doivent être conservés pendant une durée comprise entre 3 et 5 ans. Le risque est de nature commerciale et la prescription est quinquennale.
A titre d’exemple un actionnaire ayant subi un préjudice peut demander sa réparation auprès du tribunal commercial pendant une durée de 5 années à compter du préjudice subi et de la connaissance de ce dernier.
Délai de conservation des documents liés à la gestion du personnel
Les documents liés à la gestion du personnel sont les documents prévus par le Code du travail et le Code de la sécurité sociale. Ils sont utilisés dans le cadre de la gestion des ressources humaines de l’entreprise. Ils doivent être conservés dans l’entreprise pendant une durée comprise entre 1 et 5 ans. Le risque sur ces documents est de nature prudhommale. Un salarié ayant subi un préjudice peut demander sa réparation auprès du Conseil des Prudhommes pendant une durée de 3 ans à compter du préjudice subi et de la connaissance de ce dernier.
Dans le cadre des droits à la retraite, une entreprise doit pouvoir garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques de ses employés pendant au moins 50 ans ou jusqu’à l’âge de départ en retraite de l’employé + 6 ans.
Durée de conservation des documents de nature civile ou commerciale
Il s’agit de tout type de contrat de nature civile ou commerciale comme des contrats conclus avec des clients, des documents bancaires de type talon de chèque ou relevé bancaire, des documents liés à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, etc), des documents liés à la propriété foncière et immobilière.
Le risque sur le volet civil et commercial est varié. En cas de préjudice causé, le demandeur a un délai de 2 à 5 ans pour demander réparation auprès du tribunal commercial. En cas de préjudice portant sur la partie immobilière, la durée de prescription est de 30 ans.
Vous avez tout intérêt à conserver les documents de votre entreprise, afin de pouvoir gérer les différents sujets qui se présentent, comme un contrôle fiscal, un contrôle URSSAF ou une procédure contentieuse avec un client. Nous vous conseillons d’effectuer une conservation informatique de l’ensemble des documents de votre entreprise, dans un espace cloud ou un serveur sécurisé.
Nos experts-comptables vous apportent toutes les précisions concernant le délai de conservation de vos documents en entreprise.
