L’émission d’une facture constitue-t-elle une obligation pour une entreprise ?
L’émission de factures et la facturation sont importantes dans le monde des affaires, qu’il s’agisse d’un auto-entrepreneur, d’une SASU ou d’une EURL. En effet, la facture ne se résume pas uniquement à une simple note de paiement. Elle regroupe plusieurs rôles clés qui outrepassent le simple aspect financier. Elle constitue un élément fondamental de toute transaction commerciale. Lorsqu’une transaction est réalisée entre deux professionnels, la réglementation exige impérativement l’émission d’une facture en double exemplaire. Cette facture doit être soigneusement rédigée et délivrée, que ce soit au moment de la livraison des marchandises dans le cadre de contrats de vente de biens, ou à la fin de l’exécution des prestations de services. Il convient de noter qu’il est du devoir de l’acheteur de demander cette facture et du devoir du vendeur de remettre une facture à l’acheteur.
Pour les ventes de biens entre un professionnel et un particulier, l’obligation de facturation ne s’applique que lorsque le client en fait expressément la demande, dans le cas de ventes à distance, ou encore pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA. Dans d’autres circonstances, il est courant que le professionnel remette un simple ticket de caisse à l’acheteur. Cette distinction met en lumière comment les obligations de facturation peuvent varier en fonction de la nature de la transaction et des parties impliquées.
Si vous souhaitez savoir quelles sont vos obligations en termes de facturation, vous souhaitez connaître les règles de fond et de forme d’une facture, vous pouvez contacter les experts-comptables du réseau de conseil et d’expertise comptable Advyse.
Quelles sont les mentions obligatoires à inclure dans une facture pour assurer sa conformité légale ?
Mentions obligatoires d’une facture professionnelle
Une facture, au cœur du processus de facturation, est un document d’une importance capitale pour tout entrepreneur. Vous pouvez générer cette pièce comptable grâce à des outils tels qu’un logiciel de facturation ou même des modèles de facture Excel. La facture matérialise une transaction commerciale entre un fournisseur et un client. Elle détaille les produits ou services fournis, mentionne le prix unitaire, le montant total et les conditions de paiement.
Pour qu’une facture soit reconnue comme valide et légale, elle doit contenir un ensemble de mentions obligatoires. Le non-respect de ces mentions peut entraîner des sanctions financières. Voici les éléments incontournables à inclure dans une facture :
- Numéro de la facture : Chaque facture doit posséder un numéro unique, établi selon une séquence chronologique continue, sans interruption. Ce numéro doit figurer sur chaque page si la facture s’étend sur plusieurs pages.
- Date d’émission de la facture : La date à laquelle la facture est émise doit être indiquée clairement.
- Identification des parties : Les coordonnées complètes du vendeur (numéro Siren ou Siret, raison sociale, forme juridique, adresse) ainsi que celles de l’acheteur doivent figurer sur la facture.
- Adresse de facturation : Si l’adresse de facturation diffère de celle du vendeur ou de l’acheteur, elle doit être spécifiée.
- Numéro de bon de commande (le cas échéant) : Si une commande a été passée préalablement, le numéro du bon de commande doit être mentionné.
- Numéro individuel d’identification de TVA : Les numéros de TVA du vendeur (ou prestataire) ainsi que du client professionnel doivent être présents, sauf si le montant de la transaction est inférieur ou égal à 150 €.
- Date de la vente ou de la prestation : La date exacte de la transaction commerciale doit être mentionnée.
- Description des produits ou services : Une description précise et la quantité des biens ou services vendus doivent être fournies. Vous pouvez reprendre les éléments de votre devis.
- Prix unitaire et montants : Le prix unitaire de chaque produit ou service, le montant total hors taxes, la ventilation selon le taux de TVA applicable et le montant total de la TVA doivent être indiqués. Si une exonération de TVA s’applique, l’article du Code général des impôts correspondant doit être cité.
- Réductions : Les réductions liées à la transaction et acquises à la date de vente ou de prestation doivent être mentionnées. Les réductions non prévues sur la facture (comme les escomptes) ainsi que les réductions différées ne sont pas incluses.
- Date et conditions de paiement : La date limite de règlement, les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé par rapport aux conditions générales de vente, le taux des pénalités en cas de retard de paiement et le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (fixé à 40 €) doivent être clairement stipulés. Vous pourrez ainsi vous appuyer sur ces conditions pour établir une mise en demeure en cas d’impayés.
Mentions obligatoires dans le cas de la facturation électronique
Et en vue de la facturation électronique, vous pouvez insérer les informations suivantes :
- Le numéro SIREN de l’acheteur ;
- La nature de la transaction effectuée (livraison de bien ou prestation de service) ;
- L’adresse de livraison ou de réalisation de la prestation ;
- La mention « option pour le paiement de la taxe d’après le débit » si vous avez opté pour le paiement de la TVA d’après les débits (c’est-à-dire que vous reversez la TVA à l’émission de la facture et non au moment de l’encaissement).
Créer une facture peut sembler complexe, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de facturation performant qui soit conforme à la facturation électronique obligatoire dès 2026 pour les entreprises en France. La facture électronique devient progressivement obligatoire pour l’immense majorité des entreprises de l’Union européenne. En effet, à partir de 2026, entrent en vigueur l’obligation d’émettre des factures dans un format électronique conforme et l’obligation de recevoir des factures dans un format électronique conforme. N’hésitez pas à consulter notre article sur la facturation électronique.
Si vous souhaitez avoir plus de précisions sur la facturation électronique et comment vous pouvez gérer ce sujet au niveau de votre entreprise, les experts-comptables Advyse peuvent répondre à vos questions.
